كيف تبدأ العمل في مجال تنظيم الحفلات والمؤتمرات ؟

الكثير من الناس ممن يريدون تأسيس مشروع تنظيم الحفلات والمناسبات يطرحون نفس السؤال وهو كيف أبدأ العمل في مجال تنظيم الحفلات والمؤتمرات؟

سوف نحاول قدر الإمكان أن الإجابة عن هذا السؤال في هذا المقال لذا أكمل قراءته حتى النهاية.

إن مشروع تنظيم الحفلات والمناسبات وحتى المؤتمرات هو واحد من أقوى المشاريع التي تدر عليك دخلا هائلا وأرباح خيالية في العالم كله فهو مشروع ناجح بكل المقاييس بالإضافة إلى أنه عمل ممتع لن تشعر أبدا بالملل والروتينية فيه، لكنه في نفس الوقت يتطلب الكثير من التنظيم والتخطيط الدقيق ومعرفة كيفية تسيير امورك في هذا المجال بخطوات واضحة وناجحة.

كما أن هذا المجال حول العالم هو برأس ماله يقدر ب 500 مليار دولار، ما يعني أنه يظم رأس مال مهم والكثير من رجال الاعمال يلجؤون للاستثمار في مجال تنظيم الحفلات، لهذا إدا أردت أن تصبح منظم حفلات فيمكنك ذلك بكل تأكيد، قم بانتهاز الفرص ولا تضيع وقتك أتبت أنك تستطيع منافسة أكبر الشركات وإثبات نفسك أمامهم، وتحقيق مشروع ضيافة مناسبات ناجح من كل الجوانب وبكل المقاييس،

إلا أنه ينبغي عليك معرفة أن هذا الأمر ليس بالأمر السهل جدا، فينبغي عليك دراسة جدوى مشروع محل كوش جيدا قبل البدء في هذا المشروع، أن تكون جادا وترغب في التعلم واكتساب الخبرة، والتحلي بالعزيمة الإصرار، وأن تستعد نفسيا وماديا من أجل العمل الدي ستخوض فيه، ولا تدع كلمة الفشل تدخل في قاموسك من أجل الوصول وتحقيق كل اهدافك وطموحاتك.

وفي مقالنا سوف نقوم بمساعدتك في معرفة جميع الطرق التي ينبغي عليك القيام بها لكي تبدأ مشروعك في تنظيم الحفلات، واطلاعك على أهم الأمور التي ينبغي عليك القيام بها لكي تكون ملما بكل جوانب هذا المشروع وهذه الطرق سنذكرها كالتالي :

الخطوات التي يجب عليك القيام بها في مجال تنظيم الحفلات

لإنشاء مشروع لتنظيم الحفلات أول ما يتوجب عليك القيام به أن تختار نوع الحفلات أو الأحداث التي تود تنظيمها، فهناك حفلات الزفاف والخطوبة والحفلات المدرسية وأعياد الميلاد وتنظيم حفلات الأطفال وغيرها، وهناك تنظيم الأحداث كالمؤتمرات، والأحداث الرياضية، والمسابقات، و الأحداث العامة، وهذه الحفلات كثيرة جدا.

لذا فهناك عدد لا يحصى من الحفلات التي تقام كل يوم، ما عليك سوى اختيار النوع الدي ترغب في تنظيمه، أما إذا كنت ترغب في أن تكون منظم حفلات عام، فينبغي عليك أن تكون أكتر الماما أكثر استعداد لإنجاح أي حدت أو أي نوع من الحفلات، لأن الأمر يتطلب الكثير من التركيز والوقت،

بالإضافة إلى أنك يجب أن تكون دائما مستعدا للسفر والتنقل عبر مختلف المدن، وأن يكون لديك معارف كتر في شتى الميادين، لكن لا ننصحك بالعمل كمنظم حفلات عام لأن سيجعلك مشتتا ولن تعطي لكل مجال حقه، لكن الأمر متروك لك في الأخير.

احضر المعارض والمؤتمرات التجارية

لكي تكون منظم مؤتمرات ومعارض تجارية ينبغي عليك أن تكون ذو خبرة عالية واحترافية كبيرة في التنظيم وأن تمتلك مهارات كافية لكي ترضي زبائنك وتنافس العديد من الأسماء البارزة في مجال التنظيم، لدى ينبغي عليك أن تحضر شخصيا لتلك المؤتمرات و المعرض،

لكي ترى كيفية تسييرها والتفاعل مع من ينظمها ومعرفة حيثيات وخبايا هذه المهنة و أسرار النجاح، وكذلك نقط الضعف والقوة فيها، إضافة إلى معرفة ما هي عيوب ومميزات هذا العمل، فضلا على أنك ستتعرف على أناس جدد وتبني علاقات قوية تساعدك في البدء في مشروعك والسير به نحو النجاح.

ما هي مهام منظم الحفلات والأحداث

المهام التي يقوم بها منظم الحفلات والمؤتمرات والأحداث هي التكلف بالحفل من بدايته إلى نهايته والقيام بتنظيمه عوض أن يقوم صاحب الحفل بفعل ذلك بنفسه فلو كان حفل زفاف العريسان والعائلة يكونون مشغولين جدا في التحضير للعرس وغيره لهذا يوكلون الأمر لمنظم حفلات،

وهذا المنظم دوره يكمن في اختيار المكان المناسب لإقامة المناسبة، واختيار الزينة المناسبة، إضافة إلى تكلفه بكل ما يخص الأكل والشرب، كما يهتم أيضا بكل من الموسيقى وتوفير طاقم عمل متكامل من طباخين وموسيقيين والنادل والمسؤول عن التنظيف وغيره.

وفي بدايات إطلاقك لمشروعك سوف يتوافد عليك العملاء من أجل معرفة طريقة عملك والعروض التي تقدمونها، فيقومون بمقارنة برنامجك وطريقة اشتغالك مع باقي الشركات المنظمة للحفلات المنافسة، لدى عليك فقط التحلي بالصبر والإرادة ومع مرور الوقت سوف تحصل على الكثير من الزبائن.

كيف يمكنك مواكبة ومسايرة العمل ؟

أهم نقطة في هذا الميدان خاصة وفي جميع الميادين عامة وهي الصدق والأمانة والإخلاص في عملك، وينبغي أن تعزز مهاراتك وأن تقوم بتوسيع شبكة معارفك وعلاقاتك الاجتماعية، لأن هذا المجال يتطلب منك أن يكون لديك الكثير من المعارف والعلاقات، وعليك التأقلم مع الضغوطات التي تفرضها هذه المهنة وأن تتعلم العمل تحت الضغط، والإبداع والابتكار لا محدود فيها.

بالإضافة إلى أنه يجب عليك امتلاك القدرة في التعامل مع جميع المواقف والحالات، والقدرة على التعامل مع جميع الناس مهما كانت شخصياتهم وتوجهاتهم وأفكارهم مختلفة.

قم بالتدرب مع بعض شركات التنظيم

التدريب واكتساب الخبرة والمهارة في العمل الذي تنوي القيام به هو أهم شيء لكي تبدء عملا وتنجح فيه، فلابد من أن تكون لديك دراية وخبرة وتكوين مسبق في مجال تنظيم الحفلات، لأنه ومهما درست اكتسبت خبرات نظرية فلن تكون وحدها كافية، لذا قم بالبحت عن اقتراحات أسماء شركات تنظيم حفلات الموجودة في بلدك والتي تتمتع بسمعة كبيرة ومشهورة، لأن هناك الكثير من الأمور لا يمكنك معرفتها إلا عن طريق التطبيق المباشر لها والاحتكاك معها، لذا فمن الضروري أن تدخل مع شركة حتى تكتسب المهارات والخبرات الضرورية لبدء مشروعك الخاص.

كما يمكنك الاستعانة بالإنترنت والبحت عن دورات تدريبية تقدمها مجموعة من الشركات، وحاول أن تختار أفضل شركة والتي اسمها بارز في السوق لكي تكتسب خبرات عالية معهم، وتأكد من حصولك على شهادة عند انتهاء التدريب لكي تضيفها لسيرتك الذاتية.

احصل على شهادة معتمدة

إن الشهادة تعتبر وسيلة لكي يتق الناس في عملك ولكي يعرفوا أنك ذو خبرة في هذا المجال ودرست عليه، يعني أنك لم تقم بتأسيس المشروع من فراغ، لهذا يجب عليك أن تنخرط في دورات تدريبية في تنظيم الحفلات، وتدرس المزيد عن مجال تنظيم الحفلات، لأنه وفي العديد من الدول لكي تستطيع العمل كمنظم حفلات ينبغي أن تكون لديك شهادة معتمدة.

قرر كيف ستقوم ببدء شركتك

من الضروري جدا أن تقوم باختيار كيف ستقوم بتأسيس الشركة الخاصة بك، هل ستقوم بتأسيسها مباشرة دون الحاجة للعمل لدى شركات تأسيس الحفلات، من أجل اكتساب الخبرة، ام ستقوم بالعمل في شركة أخرى حتى تمتلك الخبرة والمهارات اللازمة لكي تقوم بتأسيس شركتك.

اختر المكان الذي ستقوم بتأسيس الشركة فيه

اختيار مكان تأسيس الشركة هو أهم شيء، إذ لابد من تحديد مكان مناسب وجيد ليكون مقرا رئيسيا من أجل شركة تنظيم حفلات التي ستقوم بإنشائها، ومكتب تجهيز الحفلات يجب أن يكون في موقع جيد لأن للموقع دورا مهم في جدب العملاء والزبائن، وموقعك هو عنوان جدب للناس، فينبغي أن تختار مكان استراتيجي ليكون بإمكان كل شخص مار رأيته، ويجب أن يكون في مكان آمن، كل هذه الأمور تلعب دورا مهما في التسويق الجيد والإشهار لشركتك.

اختيار العمالة من أجل تأسيس الشركة

العنصر البشري هو أهم ركيزة تقوم عليها الشركة، ومن أساسيات تنسيق الحفلات والمناسبات أن تتوفر على طاقم متكامل، فلا يمكن تخيل شركة بدون عمالة أو موظفين، لهذا عليك أن تحسن اختيار العمال لكي تقوم بتأسيس شركة التنظيم الخاصة بك، ولا بد من توفر سكرتيرة ويفضل أن تكون بشوشة وحسنة المظهر لأنها هي أول من يتواصل مع الزبائن، كذلك يجب اختيار عمالة نظافة، بالإضافة إلى طباخين ماهرين في مجالهم، ولا ننسى عاملوا الخدمة أو النادل.

التسويق الجيد لشركتك

إن التسويق لشركة الحفلات التي ستقوم بتأسيسها أمر في غاية الأهمية، إذ لابد من قيامك بالدعاية والإعلان لها بطريقة مبتكرة وجذابة لكي تجدب أكبر عدد من الناس، وكما تعلم نحن الآن أصبحنا في زمن التكنلوجيا، قم باستغلالها فيما يفيدك وقم بإنشاء صفحة خاصة بك بتنظيم الحفلات على مواقع التواصل الاجتماعي وادعمها حتى تصل لأكبر عدد من الناس.

وضع في إعلانك الترويجي كل المعلومات المتعلقة بشركة الحفلات الخاصة بك، ك موقع أو مقر تواجدها ورقم الهاتف، ونوع الخدمات التي تقدمونها في شكل كتلوج، وصور وفيديوهات لأنجح الحفلات التي قمتم بتنظيمها، بالإضافة إلى وضع أثمنة مناسبة تناسب كل فئات المجتمع.